marketinginsight.id – Memiliki lebih dari 1.300 gerai dan hampir 10.000 karyawan di seluruh Indonesia, Kenangan Brands memperkirakan ada sekitar 20.000 dokumen ketenagakerjaan yang harus diproses setiap tahun. Dengan skala ekspansi ini, digitalisasi memiliki peran krusial untuk pertumbuhan perusahaan.
Andre Christian, Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands mengatakan, tanpa digitalisasi skala ekspansi Kopi Kenangan saat ini tidak mungkin terwujud.
Teknologi memungkinkan perusahaan mengelola ratusan sampai ribuan gerai, mengambil keputusan berbasis real-time, sekaligus menjaga standar layanan yang beragam.
Namun, Andre menyatakan pertumbuhan pesat tersebut juga membawa tantangan tersendiri terkait pengelolaan administrasi.
Pertumbuhan ini bukan hanya soal volume dokumen, namun juga memastikan setiap berkas selesai tepat waktu, terdokumentasi rapi, dan sah secara hukum tanpa menghentikan operasional gerai.
Di titik inilah, digital trust menjadi kerangka kerja yang menjamin kecepatan dan keabsahan hukum berjalan beriringan. Oleh karena itu, Kenangan Brands bersinergi dengan Privy untuk mewujudkan kedua aspek tersebut.
Senada dengan Andre, Jeremiah selaku Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands mengungkapkan kompleksitas administrasi tumbuh berbanding lurus dengan jumlah gerai.
Ketika jumlah titik operasional dan karyawan terus bertambah, kebutuhan akan proses yang berjalan lebih cepat tanpa mengurangi ketelitian menjadi sangat vital.
Bagi perusahaan, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi bagaimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis.
Sejak mengadopsi Privy, proses penandatanganan dokumen ketenagakerjaan seperti employment agreement hingga NDA dapat diakses dari berbagai lokasi tanpa terkendala jarak dan waktu.
Dampaknya, proses manual yang sebelumnya menyita waktu tim HR kini berkurang drastis sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi. Digitalisasi ini juga menekan biaya cetak dan distribusi dokumen fisik, sejalan dengan komitmen sustainability Kenangan Brands.
Lebih lanjut, Andre turut mengatakan bahwa Kenangan Brands memandang kolaborasi dengan Privy bukan sekadar solusi administrasi, melainkan mitra strategis dalam mengawal pertumbuhan bisnis.
Pihaknya menyarankan perusahaan ritel dan F&B untuk memulai digitalisasi dokumen sejak dini sebelum skala bisnis menuntut pertumbuhan yang sangat cepat.
Perusahaan juga disarankan memilih solusi yang efisien sekaligus patuh terhadap regulasi hukum yang berlaku di Indonesia.
Di saat yang bersamaan, Ratu Rima Novia Rahma selaku VP Marketing & Communication Privy mengatakan industri ritel dan F&B punya karakteristik yang unik.
Menurut Rima, setiap gerai baru berarti ada proses rekrutmen, kontrak kerja, hingga kerja sama vendor baru yang harus selesai secepat gerai itu dibuka. Jika proses administrasinya masih manual, kecepatan ekspansi akan selalu terhambat oleh birokrasi internal.
Di titik inilah digital trust berperan untuk mempercepat sekaligus memastikan keamanan dan keabsahan hukum dari setiap dokumen yang dikelola.
Skala Kenangan Brands yang mengelola puluhan ribu dokumen ketenagakerjaan menjadi contoh konkret bagaimana digital trust bergeser menjadi infrastruktur operasional.
Selain itu, Certificate Warranty hingga Rp1 miliar yang disediakan Privy sebagai PSrE turut memberi lapisan jaminan hukum tambahan pada setiap dokumen.
Fasilitas tersebut memastikan tim Kenangan Brands dapat menjalankan kecepatan dan kepatuhan secara bersamaan.
Redaksi
